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Afinal, o que é gestão no agronegócio?

A primeira dificuldade que o produtor enfrenta quando se trata do tema gestão na propriedade é o desconhecimento do que é gestão. Onde há desconhecimento existe o preconceito e, por isso, a gestão é vista com preconceito. Gestão é a alocação correta dos recursos financeiros, materiais e humanos, buscando a obtenção dos resultados desejados de maneira eficaz.

Basicamente é:

  • Determinar o resultado esperado da atividade;
  • Treinar e motivar a equipe para executar as ações necessárias;
  • Agir rapidamente quando o resultado não está sendo alcançado e
  • Padronizar as atividades que alcançaram resultados de sucesso.

Uma empresa rural ou urbana precisa de ferramentas gerenciais simples e que sejam aplicáveis à sua realidade. Muitas vezes, metodologias complexas, que prometem análises extremamente detalhadas, não saem do papel, levando ao insucesso da sua utilização. Antes de tudo, é preciso definir aonde se quer ir.

Qual é a razão da existência da sua empresa rural?

Antes de definir as metas, é necessário lembrar que toda meta deve ter objetivo, prazo e valor. Muitas são as fazendas que não sabem para onde estão indo, qual é o objetivo do trabalho ou do projeto e quando pretendem atingir este objetivo. Depois de definida a meta, é preciso planejar e definir ações que nos permitam percorrer um caminho em direção a esta meta, através de bons planos de ação.  Problemas irão surgir ao percorrer este caminho e, quando eles aparecerem, ferramentas gerenciais que levem a uma boa análise devem ser utilizadas na busca de soluções.

A seguir serão discutidos, de forma sucinta, passos a serem seguidos para se modificar a gestão das empresas rurais (figura 2):

  • Estabeleça as metas, respondendo a pergunta: aonde você quer chegar?
  • Levante todo o conhecimento disponível na empresa que possa auxiliá-lo na trajetória de cumprimento da meta;
  • Faça uma análise das razões ou causas que estão impedindo a empresa de bater as metas;
  • Construa um bom plano de ação, que nada mais é que um conjunto de medidas necessárias para atingir a meta;
  • Execute as ações;
  • Verifique se as medidas tomadas foram suficientes para atingir a meta;
  • Se as medidas foram suficientes, padronize. Se as metas não foram atingidas, faça um novo plano de ação.

o que é gestão no agronegocio Método PDCA: método de controle de processos segundo Campos, V.F. (1996).

Para que o conhecimento técnico e gerencial seja colocado em prática, é preciso investir tempo no treinamento da equipe. Desta forma, praticando a gestão, as pessoas estarão adquirindo “conhecimento prático”. Nesta fase, a liderança da empresa ou setor deverá buscar levar o conhecimento à equipe, servindo de facilitador à aplicação do mesmo. Geralmente, para que as metas sejam atingidas, é essencial realizar mudanças e, para que elas ocorram com sucesso, devem-se difundir os conhecimentos necessários e auxiliar na sua aplicação.

Um gestor precisa ter mente aberta e ser capaz de olhar o mundo e adequar seu negócio. A gestão de um negócio precisa estar continuamente monitorando o mundo a sua volta e sempre estar questionando se as decisões tomadas anteriormente, mesmo àquelas acertadas, ainda são as melhores. Uma mudança na conjuntura pode fazer com que o sistema precise ser repensado. Os conceitos precisam ser constantemente revistos e a pessoa deve estar disposta a evoluir. A gestão precisa se mostrar aberta e dinâmica, pois velocidade de ação nesses momentos pode ser questão de sobrevivência.

Orçamento e Fluxo de caixa

Cada vez mais se torna necessário à profissionalização do agronegócio, com o produtor rural tratando sua propriedade como um negócio, uma empresa, se tornando um empresário rural e exigindo do produtor uma visão administrativo-financeira do negócio. Algumas ferramentas podem auxiliar o produtor, como o orçamento e o fluxo de caixa.

Orçamento

Orçamento é um plano detalhado de aquisições e uso de recursos materiais e financeiros. Permite que o responsável pelos controles financeiros, quer seja o empresário, ou o gestor, ou um assistente técnico, acompanhe o fluxo de recursos da empresa. Representa um plano para o futuro, expresso em termos quantitativos e formais. O orçamento tem uma grande ligação com o longo prazo da empresa e continuação da organização, pois também possibilita estabelecer o elo gerencial entre a atuação de curto prazo da empresa e suas estratégias maiores.

Estrategicamente o orçamento é muito importante, pois permite que o empresário trace metas para compra de mercadorias/insumos, vendas de animais em períodos mais propícios, etc. Ao implantar a metodologia de gestão por resultados em uma propriedade rural, é comum que sejam levantados questionamentos como:

  • Quais são os primeiros passos para se elaborar um orçamento?
  • Como projetar os valores de receitas, custos e despesas?
  • Quem deve participar da elaboração do orçamento?
  • Como checar o orçamento projetado versus o realizado?

Estas são algumas perguntas fundamentais a serem respondidas para que se tenha eficácia na construção do orçamento. Para todas elas, é fundamental que os três pilares básicos da gestão (LIDERANÇA / CONHECIMENTO TÉCNICO / FERRAMENTAS DE GESTÃO) estejam devidamente alinhados e consolidados.

Quando se almeja construir um orçamento, deve-se ter como ponto de partida qual é o resultado desejado. É comum identificar planejamentos orçamentários feitos sem que seja avaliado o resultado a ser atingido. Na gestão por resultado, o orçamento partirá tendo como base o resultado financeiro e econômico previamente definido pelo proprietário.

A base para o orçamento de uma fazenda de leite é a evolução de rebanho, onde serão consideradas as variações de quantidade de animais em cada categoria ao longo do ano, de acordo com o objetivo do proprietário. O orçamento traçado pode ser baseado em números de outras propriedades que tenham o mesmo segmento e padrão de produção da empresa analisada e, logicamente, tenham bons números para serem usados como modelo. Outros números que podem ajudar a traçar o orçamento são os da própria fazenda, desde que ela tenha esses dados anotados.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a demonstração das saídas e entradas de recursos financeiros na empresa, funcionando assim como uma grande agenda dos compromissos financeiros da propriedade. Através do fluxo de caixa o proprietário ou gestor obtém informações do caixa mensal e até mesmo diário da empresa rural utilizando essa ferramenta para auxiliar na tomada de decisões.

O conhecimento do momento de maior entrada ou saída de capital da empresa possibilita ao gestor:

  • Analisar qual o melhor momento para realizar investimentos e quando poderão ser pagos, de acordo com as sobras de caixa;
  • Avaliar se há necessidade ou não de capital externo para desafogar o caixa, de acordo com a previsão dos pagamentos e recebimentos;
  • Criar estratégias de compras, avaliando qual a melhor forma de pagamento: parcelado ou à vista;
  • Comprar o previsto e realizado, possibilitando avaliar onde estão as discrepâncias.

Como ferramenta de gestão, deve sempre ser avaliado em conjunto com o orçamento detalhado mensal, pois somente com o fluxo de caixa não será possível enxergar o futuro da empresa, principalmente os compromissos futuros ainda não estabelecidos. O acompanhamento do orçamento ajuda o empresário rural a não perder o foco do projeto estabelecido, pois o capital que está na conta bancária e que parece estar sobrando, quando melhor analisado, pode ser usado para a compra estratégica de insumos da safra.

Para iniciar a análise de fluxo de caixa, é preciso registrar quanto a empresa tem em caixa, ou seja, o saldo atual. E então, coletar os dados em notas fiscais, contas a pagar e a receber. Planilhas de Excel ou softwares específicos podem ser utilizados para auxiliar nos registros.