Gestão é a alocação correta dos recursos financeiros, materiais e humanos, buscando a obtenção dos resultados desejados de maneira eficaz.

Basicamente é:

• Determinar o resultado esperado da atividade;
• Treinar e motivar a equipe para executar as ações necessárias;
• Agir rapidamente quando o resultado não está sendo alcançado;
• Padronizar as atividades que alcançaram resultados de sucesso.

Uma empresa rural ou urbana precisa de ferramentas gerenciais simples e que sejam aplicáveis à sua realidade.

Muitas vezes, metodologias complexas, que prometem análises extremamente detalhadas, não saem do papel, levando ao insucesso da sua utilização. Antes de tudo, é preciso definir aonde se quer ir.

Qual é a razão da existência da sua empresa rural?

Antes de definir as metas, é necessário lembrar que toda meta deve ter objetivo, prazo e valor. Muitas são as fazendas que não sabem para onde estão indo, qual é o objetivo do trabalho ou do projeto e quando pretendem atingir este objetivo.

Depois de definida a meta, é preciso planejar e definir ações que nos permitam percorrer um caminho em direção a esta meta, através de bons planos de ação. Problemas irão surgir ao percorrer este caminho e, quando eles aparecerem, ferramentas gerenciais que levem a uma boa análise devem ser utilizadas na busca de soluções.

A seguir serão discutidos, de forma sucinta, passos a serem seguidos para se modificar a gestão das empresas rurais:

• Estabeleça as metas, respondendo à pergunta: onde você quer chegar?
• Levante todo o conhecimento disponível na empresa que possa auxiliá-lo na trajetória de cumprimento da meta;
• Faça uma análise das razões ou causas que estão impedindo a empresa de bater as metas;
• Construa um bom plano de ação, que nada mais é que um conjunto de medidas necessárias para atingir a meta;
• Execute as ações;
• Verifique se as medidas tomadas foram suficientes para atingir a meta;
• Se as medidas foram suficientes, padronize. Se as metas não foram atingidas, faça um novo plano de ação.

Para que o conhecimento técnico e gerencial seja colocado em prática, é preciso investir tempo no treinamento da equipe. Desta forma, praticando a gestão, as pessoas estarão adquirindo “conhecimento prático”.

Nesta fase, a liderança da empresa ou setor deverá buscar levar o conhecimento à equipe, servindo de facilitador à aplicação do mesmo.

Geralmente, para que as metas sejam atingidas, é essencial realizar mudanças e, para que elas ocorram com sucesso, devem-se difundir os conhecimentos necessários e auxiliar na sua aplicação.

Um gestor precisa ter mente aberta e ser capaz de olhar o mundo e adequar seu negócio. A gestão de um negócio precisa estar continuamente monitorando o mundo a sua volta e sempre estar questionando se as decisões tomadas anteriormente, mesmo àquelas acertadas, ainda são as melhores.

Uma mudança na conjuntura pode fazer com que o sistema precise ser repensado. Os conceitos precisam ser constantemente revistos e a pessoa deve estar disposta a evoluir. A gestão precisa se mostrar aberta e dinâmica, pois velocidade de ação nesses momentos pode ser questão de sobrevivência.

Orçamento e Fluxo de caixa

Cada vez mais se torna necessário à profissionalização do agronegócio, com o produtor rural tratando sua propriedade como um negócio, uma empresa, se tornando um empresário rural e exigindo do produtor uma visão administrativo-financeira do negócio.

Algumas ferramentas podem auxiliar o produtor, como o orçamento e o fluxo de caixa.

O que é orçamento?

Orçamento é um plano detalhado de aquisições e uso de recursos materiais e financeiros. Permite que o responsável pelos controles financeiros, quer seja o empresário, ou o gestor, ou um assistente técnico, acompanhe o fluxo de recursos da empresa. Representa um plano para o futuro, expresso em termos quantitativos e formais.

O orçamento tem uma grande ligação com o longo prazo da empresa e continuação da organização, pois também possibilita estabelecer o elo gerencial entre a atuação de curto prazo da empresa e suas estratégias maiores.

Estrategicamente o orçamento é muito importante, pois permite que o empresário trace metas para compra de mercadorias/insumos, vendas de animais em períodos mais propícios, etc. Ao implantar a metodologia de gestão por resultados em uma propriedade rural, é comum que sejam levantados questionamentos como:

• Quais são os primeiros passos para se elaborar um orçamento?
• Como projetar os valores de receitas, custos e despesas?
• Quem deve participar da elaboração do orçamento?
• Como checar o orçamento projetado versus o realizado?

Estas são algumas perguntas fundamentais a serem respondidas para que se tenha eficácia na construção do orçamento. Para todas elas, é fundamental que os três pilares básicos da gestão (liderança, conhecimento técnico e ferramentas de gestão) estejam devidamente alinhados e consolidados.

Quando se almeja construir um orçamento, deve-se ter como ponto de partida qual é o resultado desejado. É comum identificar planejamentos orçamentários feitos sem que seja avaliado o resultado a ser atingido. Na gestão por resultado, o orçamento partirá tendo como base o resultado financeiro e econômico previamente definido pelo proprietário.

A base para o orçamento de uma fazenda de leite é a evolução de rebanho, onde serão consideradas as variações de quantidade de animais em cada categoria ao longo do ano, de acordo com o objetivo do proprietário.

O orçamento traçado pode ser baseado em números de outras propriedades que tenham o mesmo segmento e padrão de produção da empresa analisada e, logicamente, tenham bons números para serem usados como modelo. Outros números que podem ajudar a traçar o orçamento são os da própria fazenda, desde que ela tenha esses dados anotados.

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é a demonstração das saídas e entradas de recursos financeiros na empresa, funcionando assim como uma grande agenda dos compromissos financeiros da propriedade.

Através do fluxo de caixa o proprietário ou gestor obtém informações do caixa mensal e até mesmo diário da empresa rural utilizando essa ferramenta para auxiliar na tomada de decisões.

O conhecimento do momento de maior entrada ou saída de capital da empresa possibilita ao gestor:

• Analisar qual o melhor momento para realizar investimentos e quando poderão ser pagos, de acordo com as sobras de caixa;
• Avaliar se há necessidade ou não de capital externo para desafogar o caixa, de acordo com a previsão dos pagamentos e recebimentos;
• Criar estratégias de compras, avaliando qual a melhor forma de pagamento: parcelado ou à vista;
• Comprar o previsto e realizado, possibilitando avaliar onde estão as discrepâncias.

Como ferramenta de gestão, deve sempre ser avaliado em conjunto com o orçamento detalhado mensal, pois somente com o fluxo de caixa não será possível enxergar o futuro da empresa, principalmente os compromissos futuros ainda não estabelecidos.

O acompanhamento do orçamento ajuda o empresário rural a não perder o foco do projeto estabelecido, pois o capital que está na conta bancária e que parece estar sobrando, quando melhor analisado, pode ser usado para a compra estratégica de insumos da safra.

Para iniciar a análise de fluxo de caixa, é preciso registrar quanto a empresa tem em caixa, ou seja, o saldo atual. E então, coletar os dados em notas fiscais, contas a pagar e a receber. Planilhas de Excel ou softwares específicos podem ser utilizados para auxiliar nos registros.

O agronegócio precisa de líderes preparados

O mercado está cada vez mais competitivo e exige profissionais que unam visão estratégica, gestão eficiente e conhecimento técnico.

A Graduação em Gestão do Agronegócio do Rehagro foi criada para formar gestores capazes de transformar propriedades, cooperativas e empresas rurais em negócios de alta performance.

Texto produzido pela Equipe Gestão Rehagro.

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Por isso, produzir mudas vigorosas e bem desenvolvidas torna-se uma ótima alternativa para obter mais sucesso no plantio.

Telado de viveiro com malha preta (Foto: Diego Baquião).

Telado de viveiro com malha vermelha (Foto: Diego Baquião)

Tela vermelha x tela preta

A formação de mudas de café normalmente se dá em viveiros sombreados ou parcialmente sombreados com uma passagem de 50% da radiação.

Nas propriedades é comum o uso do telado de coloração preta para esse fim, entretanto, estudos sugerem a utilização de malhas de coloração vermelha, isso porque a radiação vermelha e azul são as mais eficientes para otimizar várias respostas fisiológicas desejáveis nas plantas.

Os comprimentos de onda que são melhor absorvidos pelas plantas são principalmente 430 nm e 660 nm, que se refere às cores azul e vermelho respectivamente, apresentando nas plantas diferenças morfológicas devido a resposta dos pigmentos fotossintetizantes a esses comprimentos de onda.

Telas coloridas em viveiro de café

Por isso, a utilização de telas coloridas tem por objetivo causar mudanças no espectro de radiação disponível para a planta, proporcionando ajustes metabólicos no sistema fotossintético.

Contudo, apesar da coloração azul ser um dos comprimentos de onda mais absorvidos pelas plantas, ela excita a clorofila a um estado energético mais elevado do que a absorção de luz vermelha, no entanto, nesse estado de excitação a clorofila é extremamente instável liberando parte da energia absorvida na forma de calor, o que não ocorre com a luz vermelha.

Viveiro de café com malha de coloração vermelha (Foto: Diego Baquião).

Estudos comparativos de telas coloridas

Henrique et al., (2001), avaliou o crescimento de mudas de cafeeiro sob diferentes malhas coloridas, e observou que a tela vermelha apresentou massa seca total superior quando comparado aos outros ambientes.

Além disso, a malha de coloração vermelha também proporcionou maior teor de carboidrato nas raízes, sendo essa cor a mais eficiente na promoção de crescimento e desenvolvimento das mudas de café. Fato que é extremamente vantajoso considerando as adversidades que essas mudas podem sofrer no campo.

Massa seca de raiz e massa seca total. (Fonte: UFLA – 2011).

Teores de amido em massa de matéria seca de folhas e raízes de mudas de cafeeiro. (Fonte: UFLA – 2011).

Conclusão

Dessa forma, apesar da malha de coloração vermelha apresentar um custo superior quando comparado a malha preta, nota-se que as plantas se desenvolvem mais no telado vermelho, e por isso, elas possuem maiores chances de sobrevivência no campo, além do maior arranque inicial do crescimento.

Torne sua produção de café mais eficiente com uma gestão completa

A escolha da tela no viveiro é um detalhe que impacta diretamente na qualidade das mudas e, consequentemente, no desempenho da lavoura. Mas, para garantir produtividade e lucratividade em todas as etapas, é preciso dominar não só as técnicas, mas também a gestão da propriedade.

No Curso Gestão na Produção de Café Arábica do Rehagro, você aprende com especialistas a aplicar ferramentas práticas de gestão, tomar decisões estratégicas e conduzir sua lavoura de forma mais eficiente e rentável.

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Ou, então, orientou sua equipe a executar uma tarefa e quando retornou para checar, ela ainda não tinha sido concluída ou estava incompleta? E como consequência gerou retrabalho, perda de tempo ou até mesmo perdas financeiras?

Por exemplo, quando o encarregado da fazenda passa uma instrução para outro colaborador sobre determinada atividade. Geralmente o que observamos é uma “ordem” do tipo:

“Por favor, pegue esse trator, carregue 50 sacos do adubo de cobertura e jogue naquela lavoura próxima ao mata-burro”.

Em seguida, o colaborador consciente do risco que corre se ficar perguntando demais (diga-se de passagem, o “chefe” tem um jeitão sistemático e não gosta muito de conversar), simplesmente acata a ordem, pega o trator e dentro de suas experiências e conhecimentos, executa o que foi compreendido daquilo que lhe foi “ordenado”.

Contando assim, pode-se deduzir que a atividade foi resolvida com êxito, mas sabemos que nem sempre é desta forma que acontece.

Se foi ou não o adubo correto, a maneira como o adubo foi distribuído, se ao final sobrou ou faltou e o tratorista precisou improvisar solução para conseguir distribuir por toda a área etc., isso só se descobre após os resultados, que muitas vezes podem ser desastrosos, em termos de produtividade por área, falta de adubo para outras lavouras específicas, custo de produção entre outros.

Casos como os citados acima são tão comuns no dia a dia das fazendas e demais empresas do agronegócio que as pessoas passam a acreditar ser normal as coisas funcionarem desta maneira e se acomodam, não buscando novas formas de agir para que esta realidade mude. Apesar destas situações serem tão recorrentes, existe solução.

Qualidade da comunicação interpessoal

Todos os resultados nas empresas, sejam eles de sucesso ou fracasso, estão relacionados direta ou indiretamente com a qualidade da comunicação interpessoal, ou seja, a comunicação entre as pessoas. Tendo conhecimento disso é possível entender a importância de sabermos nos comunicar bem para haver pouca ou nenhuma perda na mensagem passada.

Para isso o emissor (falante) da informação deve assegurar que o receptor (ouvinte) tenha compreendido de forma clara o que foi passado. Além disso, o receptor tem a responsabilidade de checar se o que ele compreendeu da informação é o que o emissor desejava que ele tivesse entendido.

Em resumo, as duas pessoas devem se responsabilizar, pois a comunicação é o que o outro entende e não somente o que nós queremos informar.

Quem é o maior responsável pela segurança e qualidade na comunicação?

A boa notícia é que podemos desenvolver a habilidade de comunicação interpessoal. Para isso, devemos ficar atento a 5 pontos:

1. Pensar em como vamos transmitir a mensagem;
2. Conhecer bem o receptor;
3. Verificar o que foi entendido;
4. Criar um ambiente de confiança;
5. Fazer autofeedback.

Como transmitir a mensagem?

Para que haja comunicação eficaz dentro das organizações é necessário saber ser assertivo, claro, consistente e completo. Pois todos esses pontos irão interferir na forma que o ouvinte irá receber e interpretar a mensagem.

Conheça bem o receptor

As pessoas são diferentes, viveram experiências diferentes e isso influência na compreensão. Cada pessoa possui uma maneira de receber, codificar e armazenar informações externas, existem as pessoas visuais, auditivas, cinestésicas e as digitais. 

• Visuais: utilizam da visão como forma de obter e de reter informações, conseguem perceber no ambiente coisas que poucas pessoas percebem. Aprendem vendo e formando imagens imediatas do que estão recebendo de informação;
• Auditivas: absorvem conteúdo através da audição. Aprendem ouvindo, prestam atenção à ênfase, às pausas e ao tom de voz. São capazes de montar histórias com as informações que recebem;
• Cinestésicas: percebem as coisas através do corpo e da experimentação. Aprendem fazendo, necessitam da experiência motora para compreenderem algo;
• Digitais: assim como as auditivas, absorvem informação ouvindo e montam histórias para reter o conteúdo. Para processar informação conversam consigo mesmas, criando diálogos internos.

Verifique o que foi entendido 

Após passar uma mensagem é recomendado que você questione o ouvinte sobre o que foi compreendido da mensagem. Caso tenha solicitado que a pessoa faça uma atividade, peça para ela explicar o que deve ser realizado. “De tudo isso que conversamos, o que você entendeu que deve ser feito?”.

Crie um ambiente de confiança 

Para que o receptor fale quando algo não ficou claro, não foi compreendido, é indicado que se construa ambiente de confiança onde ele se sinta seguro e confortável para se expressar. 

Faça um autofeedback

Se autoavaliar é importante para entender se você consegue se expressar bem e caso contrário, mostra a necessidade de desenvolver esta habilidade. Se pergunte: “Estou conseguindo ser claro na hora de passar a mensagem?” “Estou utilizando as palavras, tom de voz e expressões corporais coerentes com o que desejo informar?”.

Outra maneira de se avaliar é acompanhar o que acontece após passar uma informação. Isso dará retorno se você foi ou não um bom transmissor de ideias. 

Sabendo desses pontos, você buscará medidas para melhorar a comunicação interpessoal dentro da sua propriedade ou demais empresas do agronegócio, com seus clientes, pares, líderes e liderados? 

As pessoas são a principal força de uma organização, pois elas geram os resultados que a empresa necessita. 

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• O que as melhores fazendas têm feito para ter bons resultados?
• O que é o básico em termos de gestão?
• Como mensurar os resultados e como gerar uma ação através dos dados;
• Quais os relatórios práticos de dados que devem ser usados no dia a dia?

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1. Promover o aprendizado e o desenvolvimento do cidadão;
2. Proporcionar ao indivíduo um papel relevante nas atividades significativas da sociedade, com a oportunidade de estar contribuindo, de pertencer e de ser reconhecido, o que lhe permite desenvolver uma saudável autoestima;
3. Produzir bens e serviços necessários e desejados pela sociedade;
4. Contribuir para o processo evolutivo do homem.

Muitas mudanças centradas no indivíduo vêm ocorrendo em nossos dias dentro das empresas, sejam elas empresas rurais ou não.

• O quanto pensamos em nossos comportamentos e atitudes em relação aos nossos colaboradores?
• Nós falamos quais são nossas expectativas em relação a eles?
• Nós perguntamos quais são suas expectativas em relação a nós e a propriedade?
• Eles sabem se poderemos atender ou não às expectativas deles?

A nossa empresa é tão boa quanto os nossos funcionários. Nossos colaboradores são tão bons quanto o nosso gerenciamento.

Então, podemos pensar que a diferença das empresas está nos processos e estes são realizados por pessoas.

O que pode diferenciar a gestão de pessoas?

A diferença das pessoas está na maneira de gerenciar. No entanto, o discurso é muito diferente da prática.

Estudos em empresas nacionais demonstram que os principais problemas enfrentados na gestão de pessoas estão relacionados com a comunicação, relações humanas, delegação e liderança. Sendo que a somatória destes representa 55% dos problemas.

Isto confirma a importância de trabalhar os recursos humanos da nossa empresa. A necessidade de conhecimento que envolvem aspectos do relacionamento humano é praticamente uma constante, independentemente do nível hierárquico na empresa.

Com base nestes conhecimentos pode-se desenvolver e evoluir habilidades e competências para gestão de pessoas dentro do negócio. Entendemos que não somente os conceitos e conhecimentos técnicos são responsáveis para o sucesso do negócio e sustentabilidade. Precisamos, também, entender de gente.

Estes conhecimentos que envolvem os recursos humanos da empresa compõem a base da gestão de pessoas e podem ser agrupados em áreas como autoconhecimento, perfil pessoal e comportamental, habilidades de comunicação, competências de liderança, planejamento e ferramentas gerenciais, habilidades certas nos cargos certos e desenvolvimento interpessoal.

Atualmente, qualquer tarefa que se pense, necessita de pessoas qualificadas nos aspectos pessoais e profissionais, buscando uma relação respeitosa e madura entre todos os envolvidos no sistema de produção.

Autoconhecimento na gestão de pessoas

O autoconhecimento consiste em entender como as experiências que vivemos podem influenciar nossa forma de pensar e agir. Trabalha e desenvolve a inteligência emocional, nossa capacidade de gerenciar e administrar nossas emoções, ter autocontrole, por exemplo.

As pessoas são diferentes, pensam diferentes. Conhecer, analisar e identificar o perfil pessoal e comportamental de si mesmo assim como da equipe de trabalho é outra área de extrema importância para saber como lidar com as pessoas.

Estamos falando em desenvolver habilidades de liderança, características essenciais de gestores de sucesso. Desenvolver nossa comunicação e relacionamento interpessoal.

Estas habilidades e competências estão associadas ao planejamento e utilização de ferramentas de gestão. Analisar o cenário externo no ambiente econômico, político e legal, tecnológico, sociocultural, natural e demográfico sob a ótica otimista, pessimista e provável, ajuda a nortear o caminho da propriedade.

Outra análise importante ocorre dentro da empresa, é a análise interna.  Nesta análise devemos considerar os pontos fortes e fracos, as oportunidades e ameaças. Ainda podemos avaliar novas empresas do mercado e produtos substitutos, o poder de barganha com fornecedores e clientes, e a rivalidade de concorrentes.

Após este levantamento teremos uma decisão embasada, de maneira consistente, para definirmos o objetivo da empresa. Então, é somente com a definição do objetivo que podemos traçar metas para alcançá-lo. Mas, para atingirmos as metas precisamos ter um plano de ação.

Plano de Ação

O Plano de ação é desenvolvido com a ferramenta conhecida como 3Q1POC, que permite alcançarmos resultados planejados.

É uma sigla representada por 6 caracteres fundamentais para o processo de planejamento e permite maiores chances de cumprimento das ações, define as responsabilidades, monitora as atividades previstas e realizadas facilitando a visualização por parte de todos.

Outras ferramentas gerenciais de gestão são: organograma, regulamento interno, descrição de cargos e tarefas, agenda macro, checklist, anotação de anomalias e auditorias.

Organograma

Construir o organograma é fator base para definição de lideranças e estrutura organizacional da empresa. As pessoas devem ter claramente sua posição, seus pares, líderes e liderados.

O organograma irá contribuir para o processo de comunicação e delegação dentro da organização.

Regulamento interno

Regulamento interno é um documento das normas dentro da empresa. Precisamos deixar claras quais são as regras que todos devem seguir. Comentar e reforçar cada ponto descrito no regulamento com os colaboradores é importante.

A infração deve ser abordada, seja primeiramente por advertência verbal, depois escrita, sendo a última escrita com penalidades. Inclusive esta regra, de infrações, deve estar claramente comunicada no regulamento interno.

Gestão de qualidade

Conduzir a empresa pensando em habilidade para a qualidade e organização é outra ferramenta conhecida como gestão de qualidade.

Esta visa em manter a organização dentro da propriedade e contempla os aspectos físicos do ambiente: salas, móveis, galpões, documentos, ferramentas, implementos, almoxarifado.

A organização do trabalho, das responsabilidades, dos comandos e das regras são parte fundamental de qualquer empresa de sucesso.

Agenda macro

Desenvolver uma agenda macro é uma forma de programar e planejar todas as atividades da empresa dentro de cada mês do ano.

Esta ferramenta auxilia na visão das atividades a serem gerenciadas presentes e futuras, divididas ao longo dos meses do ano, com o objetivo de auxiliar nas tomadas de decisões com antecedência.

A ferramenta também é muito importante para melhorar a comunicação do corpo gerencial da empresa, uma vez que está a vista de seus administradores e todos em comum acordo das prioridades e responsabilidades traçadas.

Na agenda macro são anotados aspectos técnicos, financeiros e comerciais, assim como sazonais. Isto permite criar subsídios para previsão de receitas e desembolsos.

Descrição de cargos e tarefas

A descrição de cargos contém informações referente ao cargo, atividades, tarefas, deveres e responsabilidades essenciais que estão envolvidas no desempenho da função. Esta descrição pode conter ainda as habilidades e competências necessárias à pessoa para ocupar este cargo.

Através da descrição de cargos é possível saber a importância e o que determinada pessoa faz na empresa, além de auxiliar no processo de recrutamento, seleção e contratação de pessoas.

Checklist

O checklist ou lista de verificação é como se fosse um manual de itens a conferir. Ao sair para executar um trabalho ou atividade que envolva o transporte de alguma coisa ou objeto, a lista de verificação, é o momento antes da saída, fazer a checagem se está tudo nos conformes.

Gestão à vista

Por fim, mas não menos importante, está a gestão à vista. É uma ferramenta que possibilita divulgar os principais indicadores, metas e resultados de maneira clara para toda a equipe, seja através de gráficos ou informações gerenciais.

No quadro de gestão a vista podemos apresentar a agenda macro, indicadores, metas, textos, fotos, organograma, reconhecimentos, agenda de reuniões e treinamentos, protocolos operacionais. É muito importante sempre comentar com os colaboradores o que está sendo apresentado no quadro de gestão.

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Texto produzido pela Equipe Gestão Rehagro.

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