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Posso comprar? Um método de gestão financeira

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A gestão financeira deve ser mais do que somente olhar para trás buscando erros, ela deve também se basear no planejamento para a tomada de decisão. Neste texto apresentaremos um pouco sobre a metodologia “Posso Comprar?”, utilizada pelo grupo Rehagro na gestão financeira de fazendas de leite e propriedades que se dedicam a atividades agropecuárias. Baseada no fluxo de caixa das fazendas, a metodologia possibilita olhar pra frente, uma avaliação diária e em tempo real das movimentações financeiras.

O fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira indispensável para o controle do negócio na propriedade. Por ele é possível realizar diversas análises e planejamentos baseados nos registros de entradas (recebimentos) e saídas (pagamentos), bem como saldo inicial e final em determinado período de tempo.

Apesar de ser uma ferramenta complexa, é comum que o fluxo de caixa seja subutilizado pelos gestores. Dentre as opções de análise a mais explorada é a de monitoramento de transações passadas. Neste sentido, é possível, por exemplo, comparar o saldo inicial com o saldo final do mês anterior, quais foram os desembolsos mais relevantes, se os valores se mantiveram dentro das expectativas ou não… São avaliações importantes e necessárias, porém limitadas. Olhando para o passado o gasto já foi realizado, o resultado já foi obtido e não pode ser mudado.

Posso comprar: uma opção para o fluxo de caixa

Diferente de outras atividades como o comércio urbano e vendas, a produção de leite é caracterizada por ter apenas uma ou duas entradas mensais. Basicamente, a vaca come todos os dias, os boletos e contas chegam cada um com uma data de vencimento, seus funcionários são pagos todo início de mês, mas o laticínio paga todo o leite coletado em apenas um dia. Essa situação é realidade de todos os produtores que vedem o leite e carecem de uma gestão eficiente para que o caixa gire no verde durante todos os dias do mês.

É aí que entra o “Posso Comprar”.

A metodologia se baseia em um fluxo de caixa dinâmico, mostrando de forma clara a situação financeira diária da fazenda. Desta forma, tem-se uma avaliação em tempo real das transações financeiras, podendo revelar, por exemplo, um período de saldo de caixa negativo durante o mês, indicando uma futura necessidade de capital de giro, ou um excedente fora do planejado, indicando farol verde para um investimento desejado.

Ela utiliza o lançamento de dados referentes a pagamentos e recebimentos, incluindo os pagamentos que ainda não foram compensados, os parcelados, empréstimos, entradas efetivadas e entradas futuras.

Temos, por exemplo, a seguinte situação:

Hoje é dia 10, João vê um produto em promoção e resolve comprar, afinal, ele não perde uma boa oferta para reduzir custo e no banco ele tem saldo em caixa. Convicto, não se preocupa com os próximos dias já que o laticínio paga o leite dia 15 e até lá ele já realizou todos os pagamentos necessários. O problema é que a segunda parcela da ração para vacas que João pagou, ainda não foi compensada e ele havia esquecido que o pagamento sairia da sua conta apenas no dia 12. Devido à falta de atenção, João vai ficar no vermelho durante três dias, havendo de pagar juros no banco. A economia virou prejuízo. Com o método “Posso comprar” João teria ciência que um dos seus pagamentos ainda não foi efetivado e saberia, portanto, que aquele não era o momento para realizar uma compra não planejada.

gestão financeira

Exemplo de gestão “Posso Comprar” Fonte: Grupo Rehagro

Quais as vantagens deste método?

  • Visão clara dos próximos dias, semanas e meses do fluxo de caixa em relação a pagamentos não compensados, pagamentos e parcelas a realizar e recebimentos futuros.
  • Gerenciar a necessidade de capital de giro para a fazenda durante algum período.
  • Avaliar e controlar o melhor momento para realizar um novo investimento.
  • Programar pagamentos de forma criteriosa, negociando com fornecedores e clientes sempre que possível, de acordo com a disponibilidade de caixa.
  • Observar com antecedência se há necessidade de renegociar com fornecedores ou se é necessário aporte financeiro.
  • Decidir a viabilidade de novos gastos fora do planejamento.
  • Comparar saldo atual com saldo previsto.
  • Facilitar a programação e cálculos para linhas de crédito adequadas a cada situação de caixa ao longo do tempo
  • Programar a venda de outros produtos (novilhas, vacas descarte…) para dias de menor volume de caixa.
  • Planejar as necessidades sazonais da fazenda, principalmente relacionado a lavoura, ensilamento e alimentação.

Como começar?

Quando se fala em gestão financeira e econômica, uma frase famosa é: “o que não pode ser medido não pode ser gerenciado”. Ou seja, a primeira coisa que devemos nos preocupar é com a anotação de dados e com a utilização de ferramentas gerencias adequadas ao seu sistema de produção. Uma das formas mais simples de se iniciar é com planilhas de Excel. De qualquer forma é imprescindível:

  • Registrar todas as receitas, com datas de venda e entrada em caixa (venda de leite, novilhas, vaca descarte, silagem, feno, grãos…)
  • Registrar todos os pagamentos, com datas de pagamento e compensação (medicamentos, ração, frete, energia elétrica, manutenção de máquinas e benfeitorias…).
  • Registrar todas as parcelas ao longo dos meses referentes a investimentos, financiamentos e empréstimos (parcela das instalações, compra de máquinas juros…)
  • Registrar todos os gastos com administrativo e pessoal (salários, bonificações, rescisões, contratação, terceiros…)
  • Elaborar relatórios e planilhas de fluxo de caixa para monitoramento e avaliação das transações financeiras.

Para fazendas e profissionais que desejam uma gestão mais efetiva e detalhada, uma ótima opção é buscar ferramentas auxiliares de gestão. Softwares como o IDEAGRI são específicos para a atividade leiteira e já possui experiência com a necessidade real dos clientes. Independente da forma de armazenamento e análise de dados escolhida (planilha, softwares ou outros), o primeiro passo é reconhecer a necessidade do planejamento. O segundo passo é não deixar de registrar as entradas e saídas de caixa e sempre tomar decisões baseadas em orçamentos e planejamentos.

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