Comunicação interpessoal: como fazer sua equipe entender o que precisa ser feito?

Você já passou uma instrução simples para seu colaborador e a atividade não foi realizada da maneira que você esperava?

Ou, então, orientou sua equipe a executar uma tarefa e quando retornou para checar, ela ainda não tinha sido concluída ou estava incompleta? E como consequência gerou retrabalho, perda de tempo ou até mesmo perdas financeiras?

Por exemplo, quando o encarregado da fazenda passa uma instrução para outro colaborador sobre determinada atividade. Geralmente o que observamos é uma “ordem” do tipo:

“Por favor, pegue esse trator, carregue 50 sacos do adubo de cobertura e jogue naquela lavoura próxima ao mata-burro”.

Em seguida, o colaborador consciente do risco que corre se ficar perguntando demais (diga-se de passagem, o “chefe” tem um jeitão sistemático e não gosta muito de conversar), simplesmente acata a ordem, pega o trator e dentro de suas experiências e conhecimentos, executa o que foi compreendido daquilo que lhe foi “ordenado”.

Contando assim, pode-se deduzir que a atividade foi resolvida com êxito, mas sabemos que nem sempre é desta forma que acontece.

Se foi ou não o adubo correto, a maneira como o adubo foi distribuído, se ao final sobrou ou faltou e o tratorista precisou improvisar solução para conseguir distribuir por toda a área etc., isso só se descobre após os resultados, que muitas vezes podem ser desastrosos, em termos de produtividade por área, falta de adubo para outras lavouras específicas, custo de produção entre outros.

Casos como os citados acima são tão comuns no dia a dia das fazendas e demais empresas do agronegócio que as pessoas passam a acreditar ser normal as coisas funcionarem desta maneira e se acomodam, não buscando novas formas de agir para que esta realidade mude. Apesar destas situações serem tão recorrentes, existe solução.

Qualidade da comunicação interpessoal

Todos os resultados nas empresas, sejam eles de sucesso ou fracasso, estão relacionados direta ou indiretamente com a qualidade da comunicação interpessoal, ou seja, a comunicação entre as pessoas. Tendo conhecimento disso é possível entender a importância de sabermos nos comunicar bem para haver pouca ou nenhuma perda na mensagem passada.

Para isso o emissor (falante) da informação deve assegurar que o receptor (ouvinte) tenha compreendido de forma clara o que foi passado. Além disso, o receptor tem a responsabilidade de checar se o que ele compreendeu da informação é o que o emissor desejava que ele tivesse entendido.

Em resumo, as duas pessoas devem se responsabilizar, pois a comunicação é o que o outro entende e não somente o que nós queremos informar.

Quem é o maior responsável pela segurança e qualidade na comunicação?

A boa notícia é que podemos desenvolver a habilidade de comunicação interpessoal. Para isso, devemos ficar atento a 5 pontos:

1. Pensar em como vamos transmitir a mensagem;
2. Conhecer bem o receptor;
3. Verificar o que foi entendido;
4. Criar um ambiente de confiança;
5. Fazer autofeedback.

Pensar em como vamos transmitir a mensagem

Para que haja comunicação eficaz dentro das organizações é necessário saber ser assertivo, claro, consistente e completo. Pois todos esses pontos irão interferir na forma que o ouvinte irá receber e interpretar a mensagem.

Conhecer bem o receptor

As pessoas são diferentes, viveram experiências diferentes e isso influência na compreensão. Cada pessoa possui uma maneira de receber, codificar e armazenar informações externas, existem as pessoas visuais, auditivas, cinestésicas e as digitais. 

• Visuais: utilizam da visão como forma de obter e de reter informações, conseguem perceber no ambiente coisas que poucas pessoas percebem. Aprendem vendo e formando imagens imediatas do que estão recebendo de informação;
• Auditivas: absorvem conteúdo através da audição. Aprendem ouvindo, prestam atenção à ênfase, às pausas e ao tom de voz. São capazes de montar histórias com as informações que recebem;
• Cinestésicas: percebem as coisas através do corpo e da experimentação. Aprendem fazendo, necessitam da experiência motora para compreenderem algo;
• Digitais: assim como as auditivas, absorvem informação ouvindo e montam histórias para reter o conteúdo. Para processar informação conversam consigo mesmas, criando diálogos internos.

Verificar o que foi entendido 

Após passar uma mensagem é recomendado que você questione o ouvinte sobre o que foi compreendido da mensagem. Caso tenha solicitado que a pessoa faça uma atividade, peça para ela explicar o que deve ser realizado. “De tudo isso que conversamos, o que você entendeu que deve ser feito?”.

Criar um ambiente de confiança 

Para que o receptor fale quando algo não ficou claro, não foi compreendido, é indicado que se construa ambiente de confiança onde ele se sinta seguro e confortável para se expressar. 

Fazer autofeedback

Se autoavaliar é importante para entender se você consegue se expressar bem e caso contrário, mostra a necessidade de desenvolver esta habilidade. Se pergunte: “Estou conseguindo ser claro na hora de passar a mensagem?” “Estou utilizando as palavras, tom de voz e expressões corporais coerentes com o que desejo informar?”.

Outra maneira de se avaliar é acompanhar o que acontece após passar uma informação. Isso dará retorno se você foi ou não um bom transmissor de ideias. 

Sabendo desses pontos, você buscará medidas para melhorar a comunicação interpessoal dentro da sua propriedade ou demais empresas do agronegócio, com seus clientes, pares, líderes e liderados? 

As pessoas são a principal força de uma organização, pois elas geram os resultados que a empresa necessita. 

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